Jährlich verlieren Unternehmen und Organisationen rund sieben Prozent ihres Umsatzes aufgrund von gesetzeswidrigen Aktivitäten. Direktes Mitarbeiterfeedback ist der beste Weg, um firmeninterne Compliance-Verstöße, Richtlinienverletzungen und Gesetzesübertretungen frühzeitig zu erkennen.

Um einerseits Unternehmen vor Reputationsverlusten und finanziellen Schäden zu bewahren und andererseits den Schutz und die Anonymität von Hinweisgebern zu gewährleisten, hat die EU im Dezember 2019 die „Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern“ (2019/1937) erlassen.

Bis Ende dieses Jahres haben die Mitgliedsstaaten Zeit, um die Richtlinie auf nationaler Ebene zu implementieren – ab dann sind auch Unternehmen, Organisationen, Vereine und Gemeinden in der Pflicht, ein Hinweisgeber- bzw. Whistleblower System anzubieten*. Auf eben dieses System hat sich flustron spezialisiert. Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen, Services und Angebote.

* Der verpflichtende Zeitpunkt, an dem ein Hinweisgebersystem implementiert werden muss, kann je nach Land variieren. Außerdem sind für verschiedene juristische Personen unterschiedliche Fristen vorgesehen.

Die EU-Richtlinie zum Hinweisgebersystem finden Sie hier.

Was ist das Hinweisgebersystem/ Whistleblower System?

Hinweisgebersystem

Die neue EU-Richtlinie 2019/1937 wurde zum Schutz von Hinweisgebern erlassen. Sie verpflichtet Unternehmen, Organisationen, Vereine und Gemeinden dazu, ein Hinweisgebersystem zu integrieren. Dieses soll es Angestellten, ehemaligen Angestellten, Kontaktpersonen von Angestellten und sogar gänzlich unternehmensexternen Personen ermöglichen, dem Unternehmen anonym Missstände und Probleme zu melden.

Aber auch Unternehmen können vom Meldesystem maßgeblich profitieren. Ein gut implementiertes Whistleblower System kann eine Firma vor Haftung, Bußgeldern und strafrechtlicher Verfolgung schützen.

Ein professionelles Hinweisgebersystem dient somit nicht nur zur Aufdeckung potenzieller Verstöße, sondern kann Unternehmen auch vor Reputationsverlusten und finanziellen Schäden bewahren. Mitarbeiter, die auf Missstände und Rechtsverstöße aufmerksam machen, können so maßgeblich zu einem wirksamen Compliance-Management-System beitragen. Durch diese synergetischen Prozesse soll eine diskrete und effektive Problemlösung ermöglicht werden.

Eingehende Meldungen werden dann durch flustron an die firmeninterne Vertrauenspersonen weitergeleitet.

Wer ist verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten?*

Hinweisgebersystem
  • Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 10 Millionen Euro
  • Städte und Gemeinden mit mehr als 10 000 Einwohnern
  • Juristische Personen des öffentlichen Sektors (z.B. Bund, Land oder Gemeinden)

Sobald der jeweilige Nationalstaat die Richtlinie umgesetzt hat, sind folgende juristische Personen verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu implementieren: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro (dazu zählen auch Wirtschaftstreuhänder, Steuerberater und Rechtsanwälte); Firmen mit über 250 Mitarbeitern müssen ein solches System bis zum 17. Dezember 2021 anbieten. Unternehmen mit 50–249 Mitarbeitern haben der Richtlinie bis zum 17. Dezember 2023 Folge zu leisten. Zudem müssen juristische Personen des öffentlichen Rechts wie etwa Land und Bund aber auch Gemeinden ab 10 000 Einwohnern bis Dezember 2021 Meldekanäle zur Verfügung stellen.

*diese Zahlen entsprechen dem Stand von 2021 und können je nach Land variieren.

Wer kann Whistleblower werden?

Hinweisgebersystem

Ein Whistleblower ist eine Person, die einen Rechtsverstoß in einem Unternehmen meldet. Diese Person kann sowohl unternehmensintern als auch extern sein.

Grundsätzlich gilt die Richtlinie für Hinweisgeber, die im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind und im Zuge ihres Berufs auf Missstände aufmerksam werden. Konkret können folgende Personengruppen laut der EU-Richtlinie zu Whistleblowern werden bzw. sind durch diese geschützt:

Arbeitnehmer vor, während und nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses. Ebenfalls inkludiert sind Selbstständige, Anteilseigner, Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen eines Unternehmens sowie Freiwillige und Praktikanten. Schließlich sind auch Personen mit eingeschlossen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten.

Zusätzlich sieht die Richtlinie auch den Schutz von Vermittlern, juristischen Personen, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen, und Dritten, etwa Verwandten oder Arbeitskollegen des Whistleblowers vor.

Um durch die Richtlinie geschützt zu sein, muss die meldende Person erstens vom Wahrheitsgehalt der weitergegebenen Informationen überzeugt sein. Zweitens muss sie die Informationen über die verfügbaren Meldewege gemäß den in der Whistleblower-Richtlinie festgelegten Regeln weitergeben. Das Hinweisgebersystem von flustron schafft Anreize für potenzielle Whistleblower, Rechtsverstöße zuerst intern zu melden. Dadurch können Missstände innerhalb des Unternehmens beseitigt werden.

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem, wie flustron, ist nichts anderes als ein virtueller Postkasten. Wenn eine Person auf einen Verstoß gegen EU-Recht aufmerksam wird, kann sie diesen über das System melden. Ob sie dabei anonym bleiben und welche Informationen und Details sie teilen möchte, bleibt ganz ihr überlassen. Sobald sie ihren Hinweis abgeschickt hat, wird er an die firmenintern zuständigen Personen weitergeleitet. Wer zum Kreis der Zuständigen gehört, wird im Vorfeld festgelegt. Spätestens sieben Tage nach Eingang der Meldung muss der Whistleblower eine Bestätigung über den Eingang seines Hinweises erhalten. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber hat in einer Frist von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung zu erfolgen.

Von der Implementierung eines Hinweisgebersystems wie flustron profitieren Arbeitgeber, weil sie potenzielle Verstöße gegen EU-Recht intern feststellen und beseitigen können, ohne sofort externe Behörden ins Spiel zu bringen. Auch für Arbeitnehmer bzw. jede Person, die zum Hinweisgeber werden kann, ist ein solches Hinweisgebersystem von Vorteil. Ein Hinweisgeber ist jemand, der Unrecht sieht und nicht schweigt. Flustron ermöglicht es Whistleblowern, absolut anonym, ohne Furcht vor Repressalien und mit kompletter Rechtssicherheit ausgestattet, Informationen weiterzugeben, die nicht nur zur Verbesserung ihrer Firma beitragen,  sondern auch dabei helfen, rechtswidrigen Handlungen ein Ende zu setzen.

Hinweisgebersystem oder CMS?

Hinweisgebersystem

Im Zusammenhang mit der neuen EU-Richtlinie wird mit vielen Bezeichnungen für Hinweisgebersysteme scheinbar wahllos herumgeworfen: Whistleblower System, Compliance Management System (CMS) oder auch Meldesystem. Inwiefern unterscheiden sich nun diese Begriffe?

Kurz gesagt, es gibt keinen Unterschied zwischen den einzelnen Ausdrücken. Alle vier Bezeichnungen beschreiben ein System, das dabei hilft, Missstände in Unternehmen sicher und diskret intern aufklären und lösen zu können.

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